De Vrije School Utrecht Coöperatief verwerkt van alle leerlingen op haar scholen persoonsgegevens. De Vrije School Utrecht vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Wij zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van de kinderen. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij met de persoonsgegevens van de kinderen omgaan.
Privacy en leerling gegevens
Waarom verwerken wij gegevens van het kind?
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. De Vrije School Utrecht verwerkt persoonsgegevens van een leerling om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om een kind aan te melden als leerling op onze school en om de voortgang in het leerproces te volgen. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht. Wij verwerken gegevens van een leerling voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met een kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met toestemming van ouders verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd, zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s), dan kan gegeven toestemming op elk moment ingetrokken worden of alsnog gegeven worden (wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).
De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op onze scholen. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel gegevens over leerlingen, bijvoorbeeld gespreksverslagen, vorderingen en beoordelingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD). De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem ParnasSys en Volglijn. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van de scholen van De Vrije School Utrecht Coöperatief die de gegevens strikt noodzakelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen. In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van een kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/jeugdarts, samenwerkingsverband en accountant.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn.
Verwerkingsverantwoordelijke: De Vrije School Utrecht Coöperatief UA
Naam directeur-bestuurder: Annika Braak
Contactgegevens : info@vrijeschoolutrecht.nl
Functionaris voor Gegevensbescherming: Rens Brinkhof
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast in: juli 2024